ご相談ください

今年度から我がチームでは、建物の所管課からの維持管理面などの相談を受け、技術的助言を行う際の窓口の役割を担っている。

年間50件ほどの相談を見込んでいる。今年度は、いまのところかなり早いぺースで相談を受けているが、職員2人はよく頑張ってくれている。

また、昨年度までの取組みの様子を聞いて、今年度からは、相談内容をしっかりヒアリングして、原則として現地での調査を行うことにした。

困っている施設所管課に対して、電話やメールだけで片付けたくないからだ。

もちろん、内容によって対応は柔軟にすべきこともあるだろう。でも、顔を見せる重要性は忘れずにいたいとチーム内で話している。

で、この業務は市を東西にエリア分けして、2人の職員に担当してもらっている。

事務処理としては、相談票を受けて、それに助言内容を追記し、返信することとしているが、2人それぞれの助言コメントを読んでみると、明らかにスタイルが違う。文書上で意識しているTPOが違うって感じを受けている。

相談票は、市役所内の内部連絡票だから、伝えるべき事実や意図が表現できていれば、細かな文書のテクニックはこだわらなくて良いと私は考えているので、東西担当者でスタイルが違うのも私の段階ではOK。